Определяется текущая ситуация клиента: система налогообложения (УСН, ОСНО, патент, НПД), наличие сотрудников, объем операций, работа с маркетплейсами, используемое программное обеспечение (1С, ЭДО, онлайн-кассы). Клиент предоставляет первичные документы: выписки по счетам, договоры с контрагентами, акты, счета-фактуры, кадровые документы (при наличии). Также запрашивается доступ к учетным системам или выгрузка данных за предыдущие периоды. По итогам этапа формируется понимание объема работ, сроков и подходящего тарифа.
Настройка учета и разграничение доступа
Создание или проверка учетной политики, настройка плана счетов в 1С (или другом сервисе), определение порядка документооборота между клиентом и бухгалтером. Назначаются ответственные за передачу первички, согласовывается регулярность выгрузок (ежедневно, раз в неделю, по факту). При необходимости настраивается ЭДО с контрагентами и налоговой. Для клиентов на ОСНО отдельно настраиваются книги покупок и продаж по НДС.
Текущее ведение учета (для регулярного сопровождения)
Выполняется ежедневная или еженедельная обработка первичных документов: банковские выписки, счета, акты, накладные. Отражаются все хозяйственные операции в учетной системе. Рассчитываются налоги в соответствии с выбранным режимом. Формируются и сдаются отчеты (декларации, расчеты по страховым взносам, 6-НДФЛ, СЗВ-М и др.).
Также ведется кадровый учет (прием, увольнение, отпуска, больничные, начисление зарплаты).
Контроль налоговой и работа с требованиями
Регулярно проводится сверка с ИФНС: состояние расчетов с бюджетом, наличие невыясненных платежей, сальдо ЕНС. При поступлении требований от налоговой (пояснения, уточнения, запросы документов) подготавливаются ответы с подтверждающими документами.Дополнительно контролируются сроки уплаты налогов и сдачи отчетности — клиент информируется о предстоящих платежах заранее. При возникновении расхождений (например, блокировка счета) оперативно выясняются причины и подготавливаются документы для разблокировки.
Закрытие периода и отчетность перед клиентом
По окончании отчетного периода (месяц, квартал, год) выполняется закрытие счетов, проверка оборотов, формирование окончательных деклараций. Предоставляется сводный отчет.
Для клиентов на ОСНО дополнительно предоставляются расшифровки НДС. Годовая отчетность сопровождается аудиторской проверкой (если предусмотрено договором) и финальным балансом.
Для разовых услуг (отчет, требование, сверка)
При разовом заказе этапы 1 и 2 выполняются в сокращенном формате: клиент предоставляет конкретный документ или требование, бухгалтер проверяет данные, готовит и направляет отчет (или пояснение) в ИФНС, предоставляет клиенту подтверждение отправки. Итоговая передача результата сопровождается краткой консультацией по дальнейшим действиям.
